أصبح ظهور الروبوتات في الفعاليات والمعارض والمؤتمرات مشهدا مألوفا لدى كثير من الزوار، بعد أن كان يقتصر على المعارض التقنية المتخصصة. في هذا المقال نشرح ما الذي يضيفه الروبوت إلى الفعالية فعلا، وأشهر استخداماته العملية، والأسئلة التي يجب أن يطرحها المنظم قبل أن يقرر إضافته.
لماذا انتشرت الروبوتات في الفعاليات
يبحث منظمو الفعاليات باستمرار عن عناصر تجعل الحدث مختلفا وتمنح الحضور سببا للحديث عنه بعد انتهائه. والروبوت يحقق ذلك لأنه يجمع بين أمرين: الفضول الذي يثيره لدى الزوار، والقدرة على أداء مهام مفيدة إذا أحسن استخدامه. كما أن انتشار التقنيات التفاعلية في الحياة اليومية جعل الجمهور أكثر تقبلا للتعامل مع آلة ترحب به أو تجيب عن سؤاله.
ويتوافق هذا الاتجاه مع الاهتمام المتزايد في المملكة العربية السعودية بقطاع الفعاليات والترفيه والتقنية، إذ تحرص كثير من الجهات على أن تعكس فعالياتها صورة حديثة أمام ضيوفها وشركائها. لكن الحداثة وحدها لا تكفي، فالروبوت الذي لا يخدم هدف الفعالية يتحول إلى قطعة عرض يلتقط معها الزوار صورة ثم ينسونها.
استخدامات عملية للروبوتات في الفعاليات
تختلف استخدامات الروبوت حسب نوع الفعالية وجمهورها. ومن أكثر الاستخدامات شيوعا:
- الاستقبال والترحيب: يرحب الروبوت بالضيوف عند المدخل، ويرشدهم إلى مكان التسجيل أو القاعات.
- تقديم المعلومات: يجيب عن أسئلة متكررة عن البرنامج ومواعيد الجلسات وأماكن الخدمات.
- عرض المنتجات: يقدم شرحا مختصرا عن منتج أو خدمة داخل جناح في معرض، ويوجه الزائر إلى موظف للتفاصيل.
- التفاعل وجمع البيانات: يدعو الزوار للمشاركة في استبيان قصير أو مسابقة، ويسجل بيانات من يرغب في التواصل.
- التصوير والمحتوى: يلتقط صورا للحضور أو يشارك في محتوى مصور ينشر على وسائل التواصل الاجتماعي.
- فقرات العروض: يشارك في افتتاح الفعالية أو في فقرة على المسرح ضمن سيناريو معد مسبقا.
ويختلف الأسلوب المناسب من فعالية إلى أخرى. في المؤتمرات الطبية والعلمية مثلا يفضل أن يكون دور الروبوت هادئا ومحدودا، كالإرشاد وتقديم معلومات البرنامج، احتراما لطبيعة الجمهور والمحتوى. أما في الفعاليات الترفيهية والعائلية فيمكن أن يكون أكثر حركة ومرحا، وأن يشارك في الألعاب والمسابقات والفقرات المسرحية.
بعض الشركات العاملة في قطاع الفعاليات في الرياض تقدم هذه الخدمات ضمن حزمة متكاملة تبدأ من إنتاج المحتوى المباشر وتصل إلى الحلول التسويقية داخل أرض المعرض، ويمكن الاطلاع على مثال لذلك في صفحة حلول الروبوتات للفعاليات والمعارض لفهم ما يمكن طلبه من الجهة المنفذة.
ما الذي يضيفه الروبوت للعارض والزائر
للعارض والجهة المنظمة
- عنصر جذب يزيد عدد من يتوقفون عند الجناح أو المدخل.
- فرصة لجمع بيانات الزوار المهتمين بطريقة غير تقليدية.
- محتوى مصور جاهز للنشر قبل الفعالية وأثناءها وبعدها.
- تخفيف الضغط على الفريق في الأسئلة المتكررة.
للزائر
- تجربة جديدة تستحق المشاركة والتصوير.
- وصول سريع لمعلومات بسيطة دون انتظار موظف.
- مشاركة ممتعة للأطفال والعائلات في الفعاليات العامة.
كيف تقيس نجاح التجربة
حتى تعرف هل كانت إضافة الروبوت مفيدة، حدد قبل الفعالية مؤشرات بسيطة يمكن متابعتها، مثل:
- عدد الزوار الذين تفاعلوا معه في كل يوم.
- عدد من تركوا بيانات تواصل بعد التفاعل.
- عدد المنشورات والصور التي شاركها الحضور عن التجربة.
- ملاحظات الفريق عن الأسئلة التي طرحها الزوار وعن المواقف التي احتاجت تدخلا بشريا.
هذه المؤشرات تساعدك على تقرير هل تكرر التجربة في فعاليتك القادمة، وما الذي تغيره فيها.
ومع ذلك يبقى الروبوت أداة مساعدة، لا بديلا عن الفريق البشري. الزائر الذي يريد تفاصيل أو أسعارا أو يتخذ قرار شراء يحتاج إلى شخص يحاوره ويفهم احتياجه.
قبل إضافة روبوت: أسئلة وأخطاء شائعة
أسئلة يطرحها المنظم
قرار إضافة روبوت يجب أن يبنى على أسئلة عملية، لا على الرغبة في مواكبة الموضة فقط. قبل التعاقد، اطرح هذه الأسئلة على نفسك وعلى الجهة المنفذة:
- ما الهدف الذي سيخدمه الروبوت تحديدا: الجذب، أو المعلومات، أو جمع البيانات، أو المحتوى؟
- هل يتحدث العربية والإنجليزية بوضوح إذا كان الجمهور متنوعا؟
- هل يمكن تخصيص المحتوى الذي يقدمه بما يناسب هوية الفعالية ورسائلها؟
- ما المساحة التي يحتاجها للحركة، وهل تناسب حجم الجناح أو القاعة؟
- هل يحتاج اتصالا ثابتا بالإنترنت أو مصدر كهرباء قريبا؟
- من يشغله ويتابعه طوال ساعات الفعالية، وما الخطة إذا تعطل؟
- كيف تحفظ البيانات التي يجمعها من الزوار، ومن يملكها بعد الفعالية؟
الإجابة عن هذه الأسئلة تحدد هل يستحق الروبوت مكانه في فعاليتك، وتكشف لك مستوى خبرة الجهة التي ستتولى التنفيذ. واطلب أيضا مقطع فيديو للروبوت أثناء عمله في فعالية سابقة، أو عرضا تجريبيا قبل التعاقد، لترى سرعة استجابته ووضوح صوته وطريقة تعامله مع الزوار في مكان مزدحم وصاخب، لا في غرفة اجتماعات هادئة.
أخطاء تقلل قيمة التجربة
من التجارب المتكررة في الفعاليات أن يوضع الروبوت في مكان مزدحم فيعيق الحركة، أو في زاوية بعيدة فلا يراه أحد. ومن الأخطاء أيضا ترك الروبوت دون مرافق من الفريق، فيقف الزوار أمامه دون أن يعرفوا كيف يتفاعلون معه، أو تحميله محتوى طويلا يمل منه الزائر قبل أن ينتهي.
ولتجنب ذلك:
- حدد موقعه في المخطط العام مبكرا، مع مساحة كافية لتجمع الزوار حوله.
- اجعل التفاعل قصيرا وواضحا، ببداية جذابة ونهاية تقود إلى خطوة محددة.
- خصص شخصا من الفريق يرافقه ويكمل الحديث مع الزوار المهتمين.
- جرب السيناريو كاملا قبل الافتتاح في المكان نفسه وبالإضاءة والأصوات الحقيقية.
الروبوت جزء من تجربة أوسع
يعمل الروبوت بأفضل صورة عندما يكون جزءا من تجربة متكاملة تشمل تصميم الجناح أو المسرح، والهوية البصرية، والتغطية المصورة، والحضور على وسائل التواصل الاجتماعي. لذلك يفضل كثير من المنظمين التعامل مع جهة واحدة تربط هذه العناصر معا بدل توزيعها على موردين لا ينسق بعضهم مع بعض. ومن الجهات التي تعرض هذا النوع من الخدمات المتكاملة أفكار سيتي للفعاليات في الرياض، التي تجمع على موقعها خدمات تنظيم الفعاليات والترفيه وإنتاج الفيديو وتطبيقات الجوال والتقنيات التفاعلية.
خلاصة استخدام الروبوتات في الفعاليات
الروبوت عنصر جذب حقيقي في الفعاليات والمعارض، لكنه يحقق قيمة فعلية فقط عندما يخدم هدفا واضحا، ويوضع في المكان المناسب، ويرافقه فريق يكمل ما بدأه مع الزوار. ابدأ بتحديد ما تريده منه، واطرح الأسئلة العملية على الجهة المنفذة، وجرب التجربة كاملة قبل الافتتاح، وستحصل على عنصر يضيف إلى فعاليتك بدل أن يكون مجرد صورة تذكارية.
